Photo: Bibliothèque de Genève / Stéphane Pecorini
Les collections de la Bibliothèque de Genève sont sollicitées dans le cadre de prêts à des expositions temporaires tout au long de l’année. En 2020, pas loin de 184 documents ont ainsi été prêtés à des expositions nationales ou internationales. Alors que se passe-t-il côté coulisses lorsque l’on reçoit une nouvelle demande?
Généralement, un courrier officiel, émanant de l’institution emprunteuse, est adressé au directeur. Il est accompagné de la liste des pièces demandées et d’un facility report[1].
Un dossier regroupant l’ensemble des documents officiels[2] est alors créé par une collaboratrice administrative et la demande est inscrite au tableau de suivi des prêts aux expositions qui comprend, entre autres, les expositions en cours et à venir ainsi que les prêts annulés ou refusés.
Ensuite, les responsables de collection sont sollicités pour l’analyse scientifique de la demande et une conservatrice-restauratrice est également consultée dans le cadre d’un préavis technique.
Enfin, si la demande est acceptée, un contrat de prêt est alors rédigé et signé par les deux parties qui permet de garantir le transfert et l’exposition des biens demandés dans les règles de l’art. Les dossiers en cours font l’objet de séances bimensuelles avec l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices concerné-e-s pour s’assurer de la gestion et du suivi des demandes.
[1] Document qui présente les mesures de sécurité et de protection des objets au sein de l’institution emprunteuse durant toute la durée de l’exposition.
[2] Demande officielle, liste des pièces demandées, facility report, lettre d’acceptation ou de refus, contrat de prêt, assurance, bordereaux de départ et de retour, constat(s) d’état, bordereau de transport.