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Dans le cadre de prêts à des expositions, l’équipe du secteur restauration de la Bibliothèque de Genève réalise avant le départ de chaque œuvre un constat d’état de cette dernière. Cette opération résulte d’une observation directe de l’objet et permet d’attester de son état de conservation à un instant donné.

À l’atelier de restauration ces constats sont réalisés à quatre mains sur une tablette. Dans un premier temps, une technicienne intègre au constat toutes les informations administratives et documentaires ainsi que les photographies nécessaires à la bonne identification de l’objet. Ensuite une restauratrice retranscrit toutes les altérations, de nature mécanique, physique ou chimique, qu’elle a pu observer au contact de l’objet et établit une liste de recommandations en vue de l’emballage, du transport et de l’exposition de ce dernier afin d’assurer à chaque étape des conditions optimales de conservation. Enfin, ce contact privilégié permet d’affiner les connaissances relatives à la matérialité de l’objet (étude de la technique et de la matière).