À son entrée dans les collections de la Bibliothèque de Genève, chaque document est référencé dans la base de données et identifié par une cote. La cote est un code de signalétique documentaire qui permet de localiser efficacement un document parmi les milliers de rayonnages de la Bibliothèque.
L’étiquetage des cotes au dos des livres s’effectuait autrefois au service de l’équipement de la Bibliothèque, tout comme la dorure (marque de propriété) ou encore la pose d’antivols. Les étiquettes de cotation étaient écrites et collées proprement à la main, ce qui nécessitait une certaine dextérité manuelle.
La nécessité d’intégrer la conservation aux missions de l’institution a amené à repenser le service d’équipement et l’étiquetage. En 2016, à la suite d’une visite à la Bibliothèque Nationale Suisse, un système d’impression automatique des étiquettes a été mis en place à la Bibliothèque de Genève.
Le gain de temps a en partie permis au service d’équipement de continuer de développer ses activités dans le domaine de la conservation préventive (dépoussiérage, fabrication de conditionnements sur mesure, traitement des documents biocontaminés, gestion du climat, stabilisation, etc.).
De plus, l’impression automatique permet d’éviter les erreurs, car l’étiquette est imprimée depuis le code-barres qui identifie le livre et qui est directement relié à la base de données de catalogage. L’étiquette est ensuite collée à l’aide d’un adhésif minutieusement choisi par les techniciennes en conservation, en fonction de critères liés à la conservation à long terme. Et ce même pour des ouvrages contemporains: les livres d’aujourd’hui pourraient être les trésors de demain!